Organiser votre conférence digitale, ce que vous avez besoin de savoir

Cet article fait suite à la conférence digitale issue de notre programme Honest Talks organisée par notre collègue Lizzie la semaine dernière. Voici son retour d’expérience !

 

« La veille de notre première conférence virtuelle Honest Talks, j’ai fait un cauchemar : Zoom s’est planté et je ne pouvais atteindre mon clavier pour redémarrer l’application. Heureusement, la réalité fut tout autre, mais gérer de manière virtuelle des conférenciers a suscité quelques surprises et révélé certains aspects que nous ne pouvons pas reproduire lorsque nous pourrons, à nouveau, organiser ces conférences en présentiel.

 

Si vous aussi, vous envisagez de vous lancer dans l’organisation d’une conférence digitale, voici mes conseils pour vous assurer le bon déroulement de votre événement :

 

Communication – à une époque où e-mail et messagerie instantanée sont majoritairement utilisés, il peut être facile de se perdre si l’on ne trouve pas d’autres moyens de communication.

  • Connaître son panel. Pour moi, une partie du plaisir de la planification d’événements consiste à rencontrer de nouvelles personnes et à sortir prendre un café pour en apprendre davantage sur elles avant chaque conférence. C’est beaucoup plus difficile à reproduire à l’heure actuelle, mais il est important de le faire. Je n’ai rencontré aucun des membres de notre panel Honest Talks de la semaine dernière en personne, mais j’ai passé des appels téléphoniques et vidéo avec eux avant l’événement pour apprendre à les connaître et à connaître leur histoire.
  • Cadrer votre format. Même si vous avez une idée bien précise en tête de la manière dont vous souhaitez que votre conférence se déroule, il n’en va peut-être pas de même pour votre panel et votre public. Outre avoir recadrer avec vos conférenciers le déroulé de l’évènement, il est important de prendre quelques minutes au début de celui-ci pour le recontextualiser et présenter, aux participants, les différents points qui seront discutés ainsi que le moment où ils pourront poser des questions, la durée de la conférence, la possibilité ou non de communiquer avec le panel par la suite, etc.
  • Envoyer des rappels ! Ne faites pas d’un email manqué la raison pour laquelle votre public cible ne participera pas à l’évènement. Pour ma part, je veille toujours à envoyer un lien de participation 24 heures avec la conférence et une heure avant également. Rétrospectivement, je l’ajoute également aux instructions sur Eventbrite (plateforme que nous utilisons pour gérer les inscriptions à nos évènements). En outre, par sécurité, je demande toujours à un collègue de s’inscrire pour qu’il puisse me faire un feedback aussi bien sur le contenu de l’invitation que les instructions quant à celle-ci ou son bon fonctionnement.

 

Prévoir différents plans B – il est important d’identifier tous les incidents possibles pouvant survenir avant ou pendant votre conférence et si l’un d’eux se produits de savoir comment réagir très rapidement.

  • Faire des essais. Réaliser des tests en amont est un excellent moyen de tester vos connaissances sur l’utilisation des différentes fonctionnalités de votre plateforme et d’en savoir plus sur l’expérience vécue par votre public. Avec mes collègues, nous avons ainsi réaliser une conférence test où chacun jouait le rôle d’un panéliste ou du public tout en éteignant son micro, posant des questions à l’écrit ou à l’oral, etc. Notre objectif étant de comprendre au mieux comment fonctionne la plateforme, les bugs possibles et nous assurer de la bonne tenue de notre conférence.
  • Etre organisé. Lorsque vous n’avez pas le luxe d’être dans la même pièce que vos panélistes, assurez-vous d’avoir leurs numéros sur un morceau de papier devant vous ou enregistrés sur votre téléphone. Cela peut paraître élémentaire, mais il n’y a rien de pire que de parcourir des courriels lorsque vous devez envoyer un message à quelqu’un à la vitesse de l’éclair.
  • Anticiper. Rédigez un email prêt à être envoyé avec des instructions au cas où un problème technologique surviendrait et comment y remédier. Cela évite de perdre du temps le jour J au cas où un tel incident se produit.

 

Pour conclure, je dirais simplement que bien que j’aie adoré organiser et tenir cette conférence digitale, j’ai tout de même hâte de revenir à notre format original et de rencontrer tout le monde en personne ! »

 

L'auteur

Cindy est consultante RP senior au sein de Quatrième Jour. Elle est également responsable de notre agence de Casablanca.

En savoir plus sur Cindy